Kiezreporter der Schulstation von Aufwind e.V. - Foto: Stefanie Lehmann Unionhilfswerk - Kindergartengruppe - Foto: Christiane Weidner Eine Breakdanceshow - Foto: Eberhard Auriga Kletterwald - Foto: Nachbarschaftsheim Schöne

Das IT-Fachverfahren für die Kita

Digitalisierung von Prozessen in der Kita-Verwaltung

Symbolbild Digitalisierung; Foto: Pixabay

Symbolbild Digitalisierung; Foto: Pixabay

Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie stellt den zwölf Berliner Bezirken und den Kita-Trägern seit dem Jahr 2004 die Integrierte Software Berliner Jugendhilfe (ISBJ) zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine umfangreiche IT-Anwendung, in der zahlreiche IT-Fachverfahren verschiedener Hersteller für Aufgabenfelder der Kinder-und Jugendhilfe gebündelt sind. Hierzu zählen insbesondere die unter dem Begriff ISBJ-KiTa bereitgestellten Fachverfahren für die Aufgabenfelder der Kindertagesbetreuung.

Die meisten Funktionen von ISBJ-KiTa für Träger können über das Online-Trägerportal bedient und in Anspruch genommen werden. Im Prinzip ist es eine große Online-Datenbank, auf die von diversen Stellen aus und in unterschiedlicher Art und Weise zugegriffen werden kann und die unter anderem alle Informationen zum Kitagutschein, zur Abrechnung, zum Personaleinsatz und zum Angebot der Kita enthält.

Von Gutscheinen bis Personalplanung

Die Software ist passgenau auf die spezifischen gesetzlichen Regelungen innerhalb des Landes Berlin und auch die daraus resultierenden organisatorischen Anforderungen zugeschnitten. Seit der Einführung von ISBJ-KiTa wurde der Funktionsumfang der Softwarelösungen, durch immer neue Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer sowie gesetzliche Regelungen stetig erweitert.

Für Kita-Träger gilt nach § 8 Abs. 3 der Kindertagesförderungsverordnung (VOKitaFöG): „Der Datenaustausch zwischen den Trägern und den Jugendämtern soll durch ein Internet-gestütztes zentrales IT-Fachverfahren erfolgen. Die damit verbundenen Kommunikationswege, Meldungen auf elektronischem Wege, stellen den Regelfall dar und dienen der Unterstützung der notwendigen Arbeitsabläufe.“ Das Land Berlin hat die Kita-Träger also verpflichtet, das Trägerportal zu nutzen.

Die Stammdaten des Trägers und der Einrichtungen, die Abrechnung der Kita-Gutscheine und der Leistungen im Rahmen von Bildung und Teilhabe (BuT), die Meldung von zuzahlungspflichtigen Angeboten, die Angebotsmeldung nach der gültigen Qualitätsvereinbarung (QV-Tag), die Personalplanung beziehungsweise die Meldung von Quereinsteigenden und das Führen einer Vormerkliste sind jetzt schon verbindliche Bestandteile für die Träger.

Einfacher und komplexer zugleich

Das ISBJ-Verfahren hat an vielen Stellen zur Vereinfachung geführt, jedoch wird die Bearbeitung über das Trägerportal wird immer komplexer. Bereits jetzt gibt es eine Vielzahl an ISBJ-Modulen, die immer weitreichendere Schulungen nötig machen, die Nachfragen beim eingerichteten Trägerservice der Senatsverwaltung nehmen zu und die Handreichungen zur Bearbeitung werden länger und länger. „Das IT-System bietet vielfältige Chancen für die Träger, hat jedoch auch seine Stolpersteine. Wir werden immer häufiger zu Beratungen hinzugezogen. Einerseits, weil insbesondere kleine Träger mit ehrenamtlichen Vorständen mit der Bearbeitung des Systems überfordert sind, aber auch, weil es eine Vielzahl an Meldefristen zu beachten gilt“, sagt Sabine Radtke aus dem Referat Kinder und Kindertageseinrichtungen des Paritätischen Berlin.

App „Kita-Navigator“ für Eltern geplant

Die Weiterentwicklung des IT-Systems schreitet voran und soll auch der Nutzergruppe der Eltern zur Verfügung gestellt werden. Geplant ist ein „Kita-Navigator“ ab Sommer 2019. Dieses Tool, das auch als App für die Nutzer zu installieren ist, wird mit den gesammelten Informationen aus den ISBJ-Datenbanken verknüpft und gefüttert. Es soll zunächst Eltern die Kita-Suche erleichtern und künftig auch die freien Plätze in den Kitas anzeigen. Ab Herbst 2019 öffnen Eltern den Navigator, legen ein Benutzerkonto an und wählen aus: In welchem Umkreis suchen sie? Welche Öffnungszeiten soll der Kindergarten haben? Ab wann möchten sie ihr Kind dort betreuen lassen? Dann schicken sie eine Anfrage an ihre Favoriten-Kitas. Diese antworten mit einer Gesprächseinladung oder einer Meldung, dass sie schon voll sind.

Es ist ein Start in die Zukunft der Kitasuche – zumindest, wenn alles so funktioniert, wie sich die Macher das vorstellen!

Sabine Radtke, Referentin Kinder und Kindertagesstätten beim Paritätischen Berlin

(aw)

Datum, 03 | 07 | 2019