PARITÄTISCHER Wohlfahrtsverband Berlin

Ebenso hat die Paritätische Gesellschaft für Qualität ein Fortbildungsprogramm zur Azav-Schulung aufgelegt. Die Umsetzung in Berlin läuft eher langsam an. Sobald aus den Jobcentern oder von Seiten der zuständigen Senatsverwaltung zur Umsetzung nähere belastbare Aussagen vorliegen, werden Sie über Pariextra Bereich Geschäftsstelle Bezirke informiert. Die Azav, deren Begründung sowie Informationen zum Schulungsprogramm sind in Pariextra der Geschäftsstelle Bezirke unter Beschäftigungsförderung / Azav zu finden. Für Rückfragen stehe ich Ihnen zur Verfügung. 

Dr. Gabriele Schlimper (schlimper(at)paritaet-berlin.de)

Häufig gestellte Fragen zur neuen Träger- und Maßnahmenzulassung in der Arbeitsförderung

1. Welche neue Anforderungen ergeben sich aus dem Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt und der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (Azav) für die Träger?

Grundsätzlich müssen alle Träger eine Trägerzulassung haben (gem. §§ 176 ff. SGB III und § 2 der Azav) Zusätzlich müssen sog. „Gutscheinmaßnahmen“ (Bildungs-, Aktivierungs- oder Vermittlungsgutscheine) zugelassen werden (=Maßnahmezulassung). Das Erfordernis, Maßnahmen der Fort- und Weiterbildung zuzulassen, gilt weiter. Die Zulassung wird nach einer externen Begutachtung durch eine. Fachkundige Stelle (FKS) erteilt und zeitlich befristet. Im Mittelpunkt der Begutachtung steht ein System zur Sicherung der Qualität nach § 178 Nr. 4 SGB III.

2. Welche Träger im Paritätischen sind von den neuen Regelungen betroffen? Welche Fristen sind zu beachten?

Alle Träger, die Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem SGB III und II durchführen, bedürfen ab dem 01.01.2013 einer Trägerzulassung. Das schließt auch Träger, die allgemeine und besondere Leistungen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben gem. §§ 112 ff. SGB III erbringen, wie z. B. die Werkstätten für Menschen mit Behinderungen, ein. Zu beachten ist außerdem, dass auch von den Trägern der Arbeitsförderung zur Kofinanzierung eingesetzte Instrumente der Arbeitsförderung (etwa in Kombination mit Landes- oder Bundesprogrammen) von der Träger- bzw. Maßnahmenzulassung erfasst sind. Bereits zum 01.04.2012 ist eine Maßnahmenzulassung für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung (§§ 81 ff. SGB III) und für solche Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung (§45 SGB III), die mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein gefördert werden, erforderlich. Vergabemaßnahmen und die Unterstützung der Vermittlung in versicherungspflichtige Beschäftigung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SGB III sind von der Maßnahmezulassung nicht betroffen. Besonderes gilt für Träger, die über eine Zulassung gem. Anerkennungs- und Zulassungsverordnung Weiterbildung – AZWV verfügen. Ihre Zulassung nach AZWV ist der Zulassung nach Azav gleichgestellt. Erst nach Ablauf des alten Zertifikates ist eine Zulassung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung - Azav neu zu beantragen.

Nicht erforderlich ist die Trägerzulassung für spezielle Arbeitsförderinstrumente des SGB II:

• die Leistungen zur Eingliederung von Selbständigen (§ 16 c SGB II)
• die Arbeitsgelegenheiten (§ 16 d SGB II)
• die Förderung von Arbeitsverhältnissen (§ 16 e SGB II) und
• die freie Förderung (§ 16 f SGB II).

Von der Trägerzulassung ausgenommen sind weiterhin Arbeitgeber, die ausschließlich betriebliche Maßnahmen oder betriebliche Teile von Maßnahmen durchführen.

Von den Anforderungen der Trägerzulassung ebenfalls nicht erfasst sind auch solche Maßnahmen der Arbeitsförderung, die nicht von Trägern erbracht werden, dazu zählen z. B. die Eingliederungszuschüsse an Arbeitgeber oder die Bezuschussung von Bewerbungskosten (etwa über das Vermittlungsbudget gem. § 44 SGB III). Weil die Empfehlungen des bisherigen Anerkennungsbeirats solange fortgelten, bis der neue Beirat gem. § 182 SGB III neue Empfehlungen herausgibt, hat folgende Empfehlung zunächst Bestand: Maßnahmen oder Maßnahmenteile in einem Umfang von bis zu 10 % können von Dritten (z. B. einem Kooperationspartner/ Unterauftraggeber) umgesetzt werden, ohne dass diese über die Trägerzulassung verfügen zu müssen.

3. Was müssen Träger bereits seit dem 01.04.2012 geklärt haben, was hat etwas Zeit?

Träger, die sich in der Fort- und Weiterbildung engagieren wollen oder Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein anbieten wollen und nicht bereits über eine Zulassung nach der AZWV verfügen, benötigen ab sofort eine Zulassung nach der neuen Azav. Für alle anderen Maßnahmen der Arbeitsförderung, die von Trägern angeboten werden, ist eine Trägerzulassung zwar erst ab dem 01.01.2013 erforderlich, jedoch ist für das Zulassungsverfahren ein gewisser zeitlicher Vorlauf nötig. Der Träger hat für die Zulassung insbesondere nachzuweisen, dass er ein Qualitätssystem anwendet. Träger, die ein solches Qualitätssystem erst aufbauen und dokumentieren müssen, benötigen nach Erfahrung einen Zeitraum von ungefähr 6-9 Monaten. Träger, die bereits ein Qualitätssystem haben, das den Anforderungen gerecht wird, sollten ungefähr mit einen zeitlichen Vorlauf von drei Monaten rechnen.

4. Mein Jobcenter verlangt, dass ich schon jetzt eine Trägerzulassung vorlege. Was kann ich tun?

Eine sofortige Trägerzulassung ist nach den gesetzlichen Bestimmungen nur dann erforderlich, wenn von Trägern Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen bzw. Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein umgesetzt werden, siehe auch unter 2. Für Vergabemaßnahmen gelten Übergangsvorschriften (§443 SGB III), nach denen die Trägerzulassung erst ab dem 1.1.2013 notwendig ist. 

5. Was muss für den neuen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein beachtet werden?

Der Zugang zu den Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung kann grundsätzlich alternativ zur Zuweisung in eine Vergabemaßnahme auch in Form eines Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheins erfolgen. Bei der Ausgabe von Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheinen richten sich die Jobcenter, die als gemeinsame Einrichtungen geführt werden, nach den sog. „Fachlichen Hinweisen der BA zu den Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung gem. § 45 SGB III i.V.m. § 16 SGB II“. Die Ausgabe des Gutscheins soll laut gesetzlichen Vorschriften von den persönlichen Verhältnissen des Arbeitslosen und dem örtlichen Maßnahmenangebot abhängig gemacht werden. Mit den fachlichen Hinweisen wird jetzt die Empfehlung ausgesprochen, an Jugendliche mit schwerwiegenden Hemmnissen und an Leistungsberechtigte in komplexen Profillagen keinen Gutschein auszugeben, sondern das Vergabeverfahren zu nutzen. Im Hinblick auf Arbeitslose mit „komplexen Profillagen“ wird auf die Möglichkeit hingewiesen, diese Maßnahmen untereinander oder aber auch mit einer Arbeitsgelegenheit (§ 16 d SGB II) zu kombinieren. Die Kombination kann so erfolgen, dass z. B. tageweise Bausteine (Ein Tag Arbeitsgelegenheit, ein anderer Tag Aktivierung) oder parallele Angebote (an einem Tag beide Elemente) absolviert werden. Bei der Kombination der Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung mit Arbeitsgelegenheiten müssen die Anforderungen des Vergaberechts und des Zulassungsverfahrens eingehalten werden (damit ist eine Kombination von AGH mit Gutscheinmaßnahmen gem. § 45 SGB III faktisch ausgeschlossen).

6. Wie läuft das Verfahren der Trägerzulassung ab?

Die Zulassung erfolgt ortsbezogen (z. B. Berlin) und für bestimmte definierte Fachbereiche. Die Fachbereiche sind:

• Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung
• erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung
• Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung
• Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung
• Transferleistungen
• Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben

Die Trägerzulassung erfolgt vor der Maßnahmenzulassung, ein paralleles Zulassungsverfahren ist derzeit nicht möglich. Üblicherweise ist von diesem Ablauf auszugehen: Der Träger wendet sich an Fachkundige Stellen (Achtung: Der Paritätische Wohlfahrtsverband hat Rahmenverträge mit ausgewählten FKS geschlossen, wodurch Sonderkonditionen für die Mitgliedsorganisationen erhältlich sind; siehe unter Wie finde ich die richtige fachkundige Stelle?) und bittet um Zusendung eines Angebots. Dabei wird i.d.R. ein Fragebogen durch den Träger ausgefüllt (Achtung: Die Antworten haben einen Einfluss auf die Angebote und Preise. Bei Bedarf können Sie Hinweise diesbezüglich bei der PQ GmbH erhalten, Anfragen per Mail möglich unter p.qualitaet@paritaet.org).

Fachkundige Stellen und Träger schließen einen Vertrag. Der Träger reicht seine schriftlichen Antragsunterlagen nach den Vorgaben der Fachkundigen Stelle ein. Dabei wird eine Dokumentation vorgelegt, aus der hervorgeht, dass das System beim Träger angewendet wird. Die Fachkundige Stelle prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität. Es findet eine zweistufige Begutachtung (1. wird eine Dokumentenanalyse durchgeführt und 2. werden Vor-Ort-Gespräche mit den Leitungs- und Fachkräften durchgeführt.) vor Ort beim Träger statt (Audit). Der Auditor empfiehlt der fachkundigen Stelle die Trägerzulassung. Diese bewilligt die Zulassung. Der Träger erhält das Zulassungszertifikat.

7. Mit welchen Kosten muss ich für die Trägerzulassung rechnen?

Einfluss auf die Kosten haben: die Zahl der direkt in der Arbeitsförderung tätigen Beschäftigten und indirekt Beschäftigten (z. B. Geschäftsführung, Verwaltung, QM-Beauftragte); alles umgerechnet auf Vollzeitstellen

die Zahl der Standorte, einschließlich der unselbständigen Zweigestellen

die Zahl der einbezogenen Fachbereiche

das Vorhandensein eines zertifizierten QM-Systems mit der Folge, dass ggf. Preisabschläge möglich sind

sofern eine gleichzeitige Begutachtung des QM-Systems (z. B. nach ISO 9001) mit der Azav-Trägerzulassung stattfindet, können Kostenreduzierungen durch sog. Kombi-Audit erzielt werden

Kostenbeispiel: Die Trägerzulassung für einen kleinen Träger mit bis zu 5 Vollzeitstellen und einem Standort in zwei Fachbereichen kostet circa 6-8 T Euro brutto für eine Azav Zulassung für 3 Jahre (ohne Gewähr).

8. Wie läuft das Verfahren ab?

Für die Maßnahmenzulassung sind die gesetzlichen Bestimmungen der §§ 176, 179, 180 und 181 sowie §§ 3, 4 und 5 Azav einschlägig.

Das Verfahren läuft in drei Stufen ab:

• Erste Stufe: Voraussetzung für die Maßnahmenzulassung ist das Vorliegen einer Trägerzulassung.
• In Stufe zwei werden Basisanforderungen an die Gutscheinmaßnahmen gestellt. Hier wird geprüft, ob das Maßnahmekonzept eine erfolgreiche Teilnahme erwarten lässt, zweckmäßig sowie wirtschaftlich und sparsam ist und angemessene Teilnahmebedingungen bietet.
• Stufe drei ist nur notwendig für Maßnahmen zur Förderung der beruflichen Weiterbildung.

9. Wann sind die Maßnahmenkosten im Rahmen der Zulassung angemessen?

Für die Maßnahmenzulassung (sowohl in der Fort- und Weiterbildung als auch für die Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung) hat die fachkundige Stelle u.a. die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit jeder Maßnahme zu prüfen. Dabei muss sie die Maßnahmenkonzeption und die Kalkulation prüfen. Für teurere Maßnahmen (deren Kosten über den veröffentlichten Bundesdurchschnittskostensätzen liegen) gelten folgende Sonderregelungen: Für die Zulassung einer Maßnahme zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung (§ 45 SGB III) ist eine wichtige Voraussetzung, dass die Kosten angemessen sind. Das zu prüfen, obliegt den fachkundigen Stellen. Die Angemessenheit der Kosten ist gegeben, wenn die Kosten bei genauer Prüfung der Maßnahmenkonzeption, der geplanten Durchführung der Maßnahme (z.B. Berücksichtigung von Praktika) und bei näherer Betrachtung der Maßnahmenkalkulation sachgerecht ermittelt worden sind. Außerdem dürfen die Kosten die von der Bundesagentur für Arbeit (BA) jährlich zu ermittelnden Durchschnittskosten nicht unverhältnismäßig überschreiten. Die Azav gibt den fachkundigen Stellen vor, dass die Besonderheiten der Maßnahmen und ihre inhaltliche Qualität berücksichtigt werden müssen, wenn die Verhältnismäßigkeit der Kosten zu beurteilen ist. Die BA hat die Bundesdurchschnittskostensätze veröffentlicht und für die fachkundigen Stellen bereits zugänglich gemacht. Die BA muss Maßnahmenkosten der Fort- und Weiterbildung (§§ 81 ff. SGB III) die über dem Durchschnittskostensatz liegen, zustimmen, damit eine entsprechend teure Maßnahme von der fachkundigen Stelle zugelassen werden kann. Für diese Maßnahmen hat die BA auf ihrer Homepage die Bundesdurchschnittskostensätze veröffentlicht. Die BA hat für das Verfahren zur Ablehnung bzw. Zustimmung teurer Maßnahmen eine Projektgruppe bei der BA-Zentrale eingerichtet. Direkte Verhandlungen mit Trägern soll es nicht geben. Gemäß Azav muss für teure Maßnahmen ein arbeitsmarktpolitisches Interesse vorliegen (z. B. besonders gute Integrationsquoten, bei Maßnahmen für Beschäftigte soll ein Bezug zum Arbeitsmarktmonitor hergestellt werden mit der Frage, ob der regionale Fachkräftebedarf sich mit der Maßnahme deckt). 

10. Welchen zeitlichen Vorlauf muss man einplanen, um eine Maßnahmenzulassung erhalten zu können?

Unter der Voraussetzung dass eine Trägerzulassung schon vorhanden ist, muss mit einem Vorlauf von circa sechs Wochen gerechnet werden.

11. Mit welchen Kosten muss ich für die Maßnahmenzulassung rechnen?

Für die Maßnahmeprüfung ist wie bei der Trägerprüfung ein Angebot von der fachkundigen Stelle einzuholen. Für eine Maßnahmeprüfung müssen ca. 550 Euro brutto kalkuliert werden (unverbindliches Angebot von der fachkundigen Stelle Welldone). Sind mehrere Zulassungen erforderlich, ist eine kostenreduzierende Referenzprüfung möglich. Dazu müssen die Maßnahmen max. in Höhe der Bundesdurchschnittskosten kalkuliert werden. Sollten eine oder mehrere Maßnahmen eines Maßnahmepaketes über den Bundesdurchschnittskostensätzen liegen, kann der Antrag zweigeteilt werden: Der Antrag wird geteilt in einen Antrag mit Einhaltung der Grenze Bundesdurchschnittskostensätze und einen Antrag mit Überschreitung der Bundesdurchschnittskostensätze. Damit reduziert sich der Prüfaufwand für diejenigen Maßnahmen, bei denen die Bundesdurchschnittskostensätze eingehalten werden.

12. Wie lange gelten die Träger- und die Maßnahmenzulassung?

Die Trägerzulassung und die Maßnahmenzulassung werden längstens für die Dauer von fünf Jahren erteilt. Hat die fachkundige Stelle Erkenntnisse, dass vor Ablauf von fünf Jahren Änderungen eintreten, die Einfluss auf die Trägerzulassung haben könnten, kann die Trägerzulassung auch für einen kürzeren Zeitraum erfolgen. Für die Zulassung von Maßnahmen gilt zunächst, dass die Zulassung auf längstens drei Jahre befristet werden soll. Eine längere Zulassung auf längstens fünf Jahre kann aber in den Fällen erfolgen, in denen die Entwicklungen am Ausbildungs- und Arbeitsmarkt voraussichtlich keine wesentlichen Auswirkungen auf die Maßnahme haben.

13. Wie finde ich die richtige fachkundige Stelle?

Die Bundesagentur für Arbeit hat auf ihrer Homepage eine Liste der fachkundigen Stellen veröffentlicht, siehe unter

kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/start

Die fachkundigen Stellen sind im Verhältnis zu den Trägern als Dienstleister tätig. Träger und fachkundige Stellen schließen einen privatrechtlichen Vertrag.

Tipps für die Auswahl:

• Bei anderen Trägern nach Erfahrungen fragen.
• Bei fachkundigen Stellen nach Referenzen fragen.
• Angebote von drei bis fünf fachkundigen Stellen einholen, v. a. um Preise zu erfragen (Komplettpreise inklusive Nebenkosten wie Reisekosten, Spesen, MwSt abfragen; darauf achten, ob Preise Zertifikate oder Duplikate beinhalten oder nicht, Erstzertifzierung + die Überwachungsaudits in je 12 Monaten sowie Rezertifizierung anfordern). 
• Ein kostenloses Erstgespräch mit dem Auditor vereinbaren. In diesem Erstgespräch können anhand entsprechender Fragen z. B. anhand einer Prüfcheckliste Einschätzungen zum Prüfverhalten eingeholt werden. 

Achtung Sonderkonditionen! Für Paritätische Mitgliedsorganisationen gibt es bei einigen fachkundigen Stellen Sonderkonditionen. Mit Verweis auf die Rahmenverträge mit dem Paritätischen können diese eingeholt werden bei

• Certqua www.certqua.de
• Welldone www.well-done.org
• DQS https://de.dqs-ul.com/ (nur in Kombination mit der Zertifizierung eines QM-Systems)
• proCumCert www.procum-cert.de

www.procum-cert.de

14. Was ist mit dem geforderten „System zur Sicherung der Qualität“ gemeint?

Die Träger sind verpflichtet, ein System zur Sicherung der Qualität anzuwenden, das durch zielgerichtete und systematische Verfahren und Maßnahmen die Qualität der Leistungen gewährleistet und kontinuierlich verbessert. Die einzelnen Anforderungen sind in § 2 Abs. 4 Azav geregelt. Sofern diese Anforderungen erfüllt sind, muss kein gesondertes QM-System, z. B. nach DIN EN ISO 9001, nachgewiesen werden. Liegt ein solches QM-System aber sowieso schon vor, kann die fachkundige Stelle das berücksichtigen, damit Doppelprüfungen vermieden und Zulassungskosten gesenkt werden.

15. Mein Träger ist in unterschiedlichen Bereichen der sozialen Arbeit tätig, für die je spezifische Qualitätsanforderungen gelten? Was ist zu beachten, wenn jetzt noch zusätzlich die Anforderungen aus der Arbeitsförderung hinzukommen?

Grundsätzlich gilt: Die Qualitätsanforderungen in der Arbeitsförderung machen die Qualitätsanforderungen, die sich auf anderer rechtlicher Grundlage, wie z. B. dem SGB VIII oder SGB IX, ergeben nicht obsolet, sondern sie kommen hinzu. Gemäß § 181 Abs. 4 S. 2 SGB III soll die fachkundige Stellen bei der Trägerzulassung Zertifikate und Anerkennungen unabhängiger Stellen, die in einem dem Zulassungsverfahren entsprechenden Verfahren erteilt worden sind, ganz oder teilweise berücksichtigen. In der Azav ist präzisiert worden, dass die fachkundigen Stellen Prüfergebnisse der Rehabilitationsträger nach dem SGB IX berücksichtigen können. 

Nach Auffassung des Paritätischen obliegt es dem Beirat gem. § 182 SGB III, dessen Aufgabe es ist Empfehlungen für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen auszusprechen, entsprechende Hinweise auch an der Schnittstelle zu den Prüfergebnissen anderer Instanzen angrenzender Rechtsgebiete auszusprechen.

16. Wie kann ein Träger sich gegen Entscheidungen der fachkundigen Stellen im Rahmen der Träger- bzw. Maßnahmenzulassung wenden?

Jede fachkundige Stelle verfügt über AGB, in denen auch in der Regel Einspruchsverfahren und Beschwerdemanagement beschrieben sind. Daher gilt, dies vor dem Vertragsabschluss zu lesen bzw. sich zu informieren.

17. Welche Unterstützung kann ich vom Paritätischen, meinem Spitzenverband erhalten?

Informationen und Beratung gibt es zuallererst vom Landesverband. Die PQ GmbH – Paritätische Gesellschaft für Qualität und Management bietet Schulungen und Beratungen zur Umsetzung der Anforderungen der Azav an. Ein Schwerpunkt bildet dabei die Schulung im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys. Nähere Informationen unter www.pq-sys.de.

18. Wo gibt es von offizieller Seite Informationen?

Die Bundesagentur für Arbeit hat auf ihrer Homepage allgemeine Informationen, Gesetzesmaterialien und Verordnungstexte zusammengestellt, siehe unter

www.arbeitsagentur.de/nn_164936/Navigation/zentral/Institutionen/Traeger/Anerkennung-und-Zulassung/Anerkennung-und-Zulassung-Nav.html